Eine Präsentation für ihren tatsächlichen Einsatz planen
Ein Vortrag, eine Verkaufspräsentation und ein Dokument zum selbstständigen Lesen brauchen andere Folien. Entscheidend sind die Botschaft, die verfügbare Zeit und das spätere Arbeitsformat. Klären Sie diese Punkte, bevor Sie Offerten vergleichen.
Publikum, Ziel und Einsatz festlegen
Beschreiben Sie, wer die Präsentation sieht und welche Entscheidung oder Erkenntnis sie unterstützen soll. Ein live erklärtes Schaubild kann wenig Text enthalten; eine versandte Unterlage muss auch ohne Vortrag verständlich sein. Nennen Sie Veranstaltung, Ausgabemedium und gewünschte Sprachen.
Klären Sie, ob eine einzelne Präsentation oder ein wiederverwendbares Vorlagensystem gesucht wird. Ein Anlass mit festem Termin braucht zusätzlich Zeit für Inhaltsfreigabe und Probe.
Materialstand und Folienumfang klären
Vorhandene Folien lassen sich gestalterisch überarbeiten oder inhaltlich neu ordnen. Stichworte und noch zu entwickelnde Texte erfordern zusätzliche Inhaltsarbeit. Beschreiben Sie den geplanten Umfang als Grössenordnung, wenn die genaue Folienzahl noch nicht feststeht.
| Ausgangslage | Leistung im Auftrag |
|---|---|
| Fertige Präsentation | Layout, Lesbarkeit und vereinbarte Anpassungen |
| Text oder Stichworte | Struktur, Kürzung und Folienaufbau |
| Neue Präsentation | Botschaft, Gliederung und Inhaltserarbeitung |
| Vorlagensystem | Layouts, Platzhalter und Anwendungsbeispiele |
Eine klare Inhaltsfolge entwickeln
Vereinbaren Sie zuerst die wichtigsten Aussagen und eine nachvollziehbare Reihenfolge. Überschriften sollten den Inhalt der Folie erklären. Unnötige Wiederholungen und zu viele Einzelbotschaften erschweren den Vortrag.
Planen Sie Diagramme, Tabellen und Beispiele dort, wo sie eine Aussage erläutern. Wer Daten liefert und wer Zahlen, Bezeichnungen oder Quellenangaben prüft, muss vor der Gestaltung feststehen.
Lesbarkeit und Zugänglichkeit berücksichtigen
Schriftgrösse, Kontrast und Informationsmenge sollten zur Projektionsfläche oder zum Lesegerät passen. Wichtige Unterschiede müssen auch ohne Farberkennung verständlich sein. Vereinbaren Sie bei Bedarf Alternativtexte und eine sinnvolle Lesereihenfolge.
Eine automatische Prüfung kann Hinweise liefern, ersetzt aber keine Prüfung mit typischen Inhalten und der vorgesehenen Nutzung. Bei einer zusätzlichen PDF-Ausgabe werden auch die tatsächlich exportierte Datei und ihre Struktur geprüft.
Bearbeitung und wiederkehrende Folientypen planen
Für Vorlagen sind wiederkehrende Layouts wie Titel, Text, Bild oder Diagramm sinnvoll. Platzhalter und gemeinsame Formatregeln erleichtern die spätere Bearbeitung. Nennen Sie das verwendete Präsentationsprogramm und die vorgesehenen Geräte.
Klären Sie, welche Elemente bearbeitbar bleiben und welche als Bild geliefert werden. Schriften, Diagrammdaten und Medien müssen später verfügbar oder passend eingebettet sein. Eine fertige Ansicht ist noch keine gut nutzbare Vorlage.
Rückmeldungen, Übergabe und Probe organisieren
Lassen Sie Gliederung, Beispielgestaltung und Ausarbeitung schrittweise freigeben. Gebündelte Rückmeldungen helfen, widersprüchliche Änderungswünsche zu vermeiden. Zusätzliche Folien oder neue Inhalte können Umfang und Termin verändern.
Testen Sie Darstellung, Medien und Übergänge auf der vorgesehenen Technik. Vereinbaren Sie Arbeitsdatei, PDF, Notizen oder weitere Ausgaben ausdrücklich. Für wiederverwendbare Vorlagen können eine kurze Anleitung und Einführung sinnvoll sein.
Vergleichbare Leistungen und Gesamtkosten prüfen
Vergleichen Sie die gleiche Folienmenge, Inhaltsarbeit und Vorlagenleistung. Gestaltung vorhandener Folien, neue Diagramme und eine neu geschriebene Präsentation sind unterschiedliche Arbeiten. Klären Sie enthaltene Korrekturen und spätere Ergänzungen.
| Position | Im Vergleich prüfen |
|---|---|
| Inhalt | Gliederung, Textarbeit und Datenaufbereitung |
| Gestaltung | Folien, Grafiken und individuelle Layouts |
| Varianten | Sprachen, Ausgabeformate und weitere Versionen |
| Übergabe | Bearbeitbare Datei, Anleitung und Tests |
| Zusätze | Lizenzen, Animationen und weitere Korrekturen |
Häufige Fragen
Muss die Folienzahl schon genau feststehen?
Nein. Eine sinnvolle Grössenordnung und der Materialstand helfen bei der ersten Offerte. Die endgültige Menge wird im Auftrag vereinbart.
Kann eine bestehende Präsentation überarbeitet werden?
Ja. Klären Sie, ob nur die Gestaltung oder auch Reihenfolge, Text und Diagramme geändert werden sollen.
Sind Texte und Zahlenprüfung enthalten?
Nur im vereinbarten Umfang. Benennen Sie, wer Texte erstellt und fachliche Aussagen oder Daten freigibt.
Was unterscheidet Vorlagen von fertigen Folien?
Vorlagen enthalten nutzbare Layouts und Platzhalter für weitere Inhalte. Eine fertige Folie kann auf einen einmaligen Inhalt abgestimmt sein.
Erhalte ich eine bearbeitbare Datei?
Wenn sie vereinbart ist. Klären Sie Programm, Schriften, Medien und die Bearbeitbarkeit von Diagrammen.
Soll die Präsentation auch als PDF funktionieren?
Wenn sie weitergegeben wird, ist das sinnvoll zu klären. Lesefassung, Struktur und Ausgabe können zusätzliche Anpassungen verlangen.
