Büroreinigung: Offerten und Preise vergleichen

Was soll bei jedem Einsatz gereinigt werden?

Legen Sie Aufgaben konkret fest. «Büro reinigen» sagt noch nicht, ob nur der Boden oder auch Tische, Abfallbehälter und Gemeinschaftsbereiche dazugehören. Bei Arbeitsplätzen sollte klar sein, ob nur freie Oberflächen gereinigt werden. Unterlagen, persönliche Gegenstände und elektronische Geräte brauchen eigene Absprachen.

Fensterreinigung, intensive Teppichreinigung, Beschichtungen oder Reinigung nach einem Umbau sind nicht automatisch Teil des laufenden Unterhalts. Auch das Nachfüllen von Seife und Papier ist von deren Lieferung zu unterscheiden.

Den Rhythmus an die tatsächliche Nutzung anpassen

Ein wenig genutzter Besprechungsraum braucht nicht zwingend denselben Rhythmus wie ein stark frequentiertes WC. Belegung, Kundenbesuche, geteilte Arbeitsplätze und die Nutzung der Küche helfen bei der Planung. Die Fachfirma sollte für die einzelnen Aufgaben passende Intervalle vorschlagen können.

Eine wöchentliche Reinigung bedeutet nicht, dass jede Tätigkeit wöchentlich erfolgen muss. Der Plan kann laufende Arbeiten mit selteneren Einsätzen für Glas oder intensive Bodenpflege verbinden. Ferien, Betriebsferien und wechselnde Anwesenheit lassen sich berücksichtigen, ohne notwendige Hygiene pauschal zu reduzieren.

Benötigen Sie nur eine einmalige Reinigung, sollte diese klar von einem wiederkehrenden Auftrag getrennt werden. Ein erster intensiver Einsatz kann ausserdem einen anderen Umfang haben als spätere Unterhaltsreinigungen.

Tagsüber oder ausserhalb der Bürozeiten?

Beides kann sinnvoll sein. Tagesreinigung ermöglicht direkte Absprachen, muss aber mit Telefonaten, Besprechungen und Publikumsverkehr vereinbar sein. Laute oder störende Arbeiten lassen sich in passende Zeitfenster legen. Abend- oder Wochenendeinsätze sind eine Alternative, aber nicht automatisch die bessere oder günstigere Lösung.

Vereinbaren Sie Zutrittsberechtigungen, Schlüsselübergabe, Alarmabläufe und gesperrte Räume direkt mit dem beauftragten Betrieb. Zugangscodes und vertrauliche Unterlagen gehören nicht in eine öffentliche Offertanfrage. Eine benannte Kontaktperson hilft bei Störungen und kurzfristigen Änderungen.

Legen Sie auch fest, welche Papierkörbe geleert werden dürfen und wo vertrauliche Unterlagen gesammelt werden. Papiere auf einem Schreibtisch sind kein freigegebener Abfall. Soll zusätzlich eine Aktenvernichtung organisiert werden, braucht sie einen eigenen Auftrag mit klarer Freigabe und Übergabe; das Leeren gewöhnlicher Abfallbehälter deckt sie nicht automatisch ab.

Was kostet eine Büroreinigung?

Fläche, Möblierung, Aufgaben und Häufigkeit bestimmen die Kosten. Ein Stundenpreis, ein Preis pro Einsatz und eine Monatspauschale sind unterschiedliche Vergleichsgrössen. Bei Quadratmeterpreisen muss ausdrücklich stehen, ob sie pro Reinigung, Monat oder Jahr gelten.

Zwei veröffentlichte Schweizer Beispiele, geprüft im Oktober 2026, zeigen unterschiedliche Modelle: Ein Betrieb für Aargau und Zürich nennt CHF 55 pro Person und Arbeitsstunde inklusive MWST, Anfahrt und Material, mit CHF 165 Mindestbetrag pro Einsatz. Ein anderer veröffentlicht ein Paket mit einem dreistündigen Einsatz pro Monat für CHF 180 inklusive MWST, Anfahrt und Material. Das sind einzelne Angebote, keine schweizweite Preisspanne.

Beim ersten Beispiel kostet ein zweistündiger Einsatz wegen des Mindestbetrags nicht CHF 110, sondern mindestens CHF 165. Acht solche Einsätze ergeben rechnerisch CHF 1’320. Das ist ein selbst gewähltes Beispiel für acht Termine, keine Aussage, dass jeder Monat genau acht Einsätze enthält oder dass zwei Stunden für Ihr Büro ausreichen.

Achten Sie neben dem laufenden Preis auf Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und das Vorgehen bei Preisänderungen. Ein zusätzlicher Arbeitsplatz, ein weiterer Reinigungstag oder eine Sonderreinigung sollte mit dem geänderten Umfang und Preis vereinbart werden, bevor die Zusatzarbeit beginnt.

• Zeitbasis. Arbeitsstunden je Person unterscheiden sich von der Anwesenheitsdauer eines Teams.
• Nebenkosten. Material, Anfahrt, Mindestbetrag, MWST und mögliche Zeitzuschläge prüfen.
• Pauschalen. Enthaltene Termine, Feiertage, Ausfälle und periodische Zusatzarbeiten festlegen.
• Verbrauchsartikel. Lieferung von Papier, Seife oder Abfallsäcken nicht mit deren Nachfüllen gleichsetzen.

Qualität lässt sich konkret vereinbaren

Eine belastbare Offerte beschreibt die zu reinigenden Flächen und Aufgaben sowie das gewünschte Ergebnis. Die Fachfirma sollte Bodenbeläge und empfindliche Oberflächen berücksichtigen. Ein pauschales Versprechen von Desinfektion oder weniger Krankheitsausfällen ersetzt keine passende Reinigung.

Klären Sie, wer die Ausführung kontrolliert und wie Mängel gemeldet und behoben werden. Vertretungen bei Abwesenheit, eine erreichbare Ansprechperson und klare Zuständigkeiten sind für wiederkehrende Aufträge wichtig. Bei Änderungen der Belegung oder Raumaufteilung sollte auch der Plan überprüft werden.

Gehen Sie nach den ersten Einsätzen gemeinsam einige vereinbarte Kontrollpunkte durch: Sind freie Tischflächen und zugängliche Bodenränder sauber, die vorgesehenen Behälter geleert und Waschbecken sowie Armaturen gereinigt? Kontrollieren Sie auch, ob bereitgestellte Seife und Papier wie vereinbart nachgefüllt wurden. Notieren Sie Abweichungen mit Raum, Aufgabe und Kontrollzeitpunkt, damit neu entstandener Schmutz und ausgelassene Arbeiten unterschieden werden können. Vereinbaren Sie für offene Punkte eine Rückmeldung und gegebenenfalls eine Nachreinigung.

Mit wenigen Angaben zur passenden Offerte

Für die erste Anfrage genügen die gewünschten Bereiche, passende Mengenangaben, Häufigkeit und ein Zeitfenster. Ein vorhandener Plan kann später helfen; Sie müssen ihn nicht zuerst erstellen oder hochladen. Vor einer verbindlichen Offerte kann eine Begehung offene Details klären.

Eine Anfrage könnte so aussehen: «Unser Büro umfasst insgesamt etwa 160 m² mit 14 Arbeitsplätzen, einem Sitzungszimmer, zwei WC und einer Teeküche. Meist sind acht Personen vor Ort. In den Büroräumen liegt Teppich, in Küche und WC sind es Platten. Gewünscht sind zunächst zwei Einsätze pro Woche ab 18 Uhr für Böden, freie Tischflächen, Abfall, Küche und WC. Papier und Seife stellen wir bereit. Fenster und intensive Teppichreinigung bitte separat anbieten. Bitte passende Intervalle je Aufgabe empfehlen und einen allenfalls nötigen ersten Grundreinigungseinsatz getrennt ausweisen.» Die tatsächliche Einsatzdauer und der endgültige Rhythmus werden anschliessend mit dem Betrieb geklärt.

1. Bereiche auswählen. Nur die tatsächlich gewünschten Arbeiten angeben; gemeinsame Gebäudeflächen gegebenenfalls mit der Verwaltung abgrenzen.
2. Umfang einschätzen. Relevante Fläche und, falls betroffen, Arbeitsplätze, Sanitärgegenstände oder Glasflächen erfassen.
3. Ablauf abstimmen. Zeitfenster, Starttermin, Zutritt und nötige Unterbrechungen vereinbaren.
4. Offerte prüfen. Aufgaben, Rhythmus, Gesamtpreis, Zusatzarbeiten und Vertragsbedingungen gemeinsam vergleichen.