Dokumente digitalisieren: Auftrag und Leistungen klären
Ein Scan bildet eine Seite ab. Texterkennung macht gedruckte Inhalte durchsuchbar; Indexierung ordnet Dateien etwa einer Akte oder einem Datum zu.
Auftrag sinnvoll abgrenzen
Entscheiden Sie zunächst, ob einzelne Unterlagen, ein ganzes Archiv oder laufende Eingangspost bearbeitet werden sollen. Ein neues Dokumentenmanagementsystem ist eine zusätzliche Aufgabe.
Das gewünschte Ergebnis festhalten
Vereinbaren Sie eine Musterdatei mit Seitenreihenfolge, Dateinamen und Suchbarkeit. Farbe, beidseitiges Scannen, Buchbindung und grosse Pläne ändern den Aufwand. Gewünschte Dateien müssen im Zielsystem tatsächlich geöffnet und gefunden werden können.
| Leistung | Vereinbarung |
|---|---|
| Scan | Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen |
| OCR | Sprache und Stichproben zur Texterkennung |
| Indexierung | Dateinamen, Aktenzuordnung und Datenfelder |
Die Anfrage vorbereiten
Zählen Sie bekannte Seiten, Ordner oder Kartons mit der jeweiligen Einheit. Ungefähre Mengen sind als solche zu kennzeichnen; sie sind keine verbindlichen Blattzahlen. Nennen Sie geklammerte, gebundene, beschädigte oder grossformatige Unterlagen und ob das Archiv während der Bearbeitung gebraucht wird.
Beschreiben Sie Umfang und vorhandene Grundlagen, ohne vertrauliche Originale in die erste Anfrage zu kopieren. Fehlende technische Angaben dürfen offen bleiben. Vereinbaren Sie später einen geeigneten Übermittlungsweg und eine zuständige Person für Rückfragen.
Verantwortung und Grenzen klären
PDF/A und OCR garantieren allein weder eine fehlerfreie Erfassung noch die rechtliche Eignung jedes Dokuments. Klären Sie Aufbewahrung und Beweiszweck, bevor Originale vernichtet werden. Bei Personendaten sind Weisungen, berechtigte Zugriffe, Bearbeitungsorte und weitere beauftragte Stellen zu vereinbaren. Ein Schweizer Speicherort ersetzt diese Prüfung nicht.
Kosten und Abrechnung vergleichen
Aufbereitung und Indexierung können mehr Aufwand verursachen als der reine Scan. Prüfen Sie, ob pro Seite, Datei oder Arbeitsstunde abgerechnet wird und wie leere Rückseiten, Sonderformate, Transport und Rücklieferung behandelt werden. Ein Seitenpreis ohne diese Angaben ist kaum vergleichbar.
Vergleichen Sie dieselbe Leistung und denselben Zeitraum. Lassen Sie Einrichtung, laufende Arbeit, Zusatzaufwand, Auslagen und Mehrwertsteuer getrennt ausweisen, soweit sie anfallen. Klären Sie, wie Mehrarbeit freigegeben wird. Ohne konkrete Grundlagen wäre eine pauschale Schweizer Preisspanne irreführend.
So läuft der Auftrag ab
Lassen Sie zunächst einen repräsentativen kleinen Bestand bearbeiten. Prüfen Sie fehlende Seiten, Reihenfolge, Lesbarkeit und Suchbegriffe. Erst nach dieser Abnahme wird der übrige Bestand nach denselben Regeln erfasst. Rücklieferung oder Vernichtung braucht eine eigene vereinbarte Freigabe.
Zuerst werden Ziel, Umfang und Zuständigkeiten besprochen. Danach hält die Offerte Leistungen, Annahmen und Ausschlüsse fest. Prüfen Sie eine vereinbarte erste Etappe, bevor umfangreiche Folgearbeiten beginnen. Am Ende werden Ergebnis, offene Punkte und die Übergabe festgehalten; Änderungen brauchen eine geklärte Freigabe.
Offerten sorgfältig vergleichen
Prüfen Sie neben dem Preis, was tatsächlich geliefert wird und welche Mitwirkung nötig ist. Ein niedriger Grundpreis kann durch Zusatzpositionen oder fehlende Leistungen relativiert werden. Halten Sie die Anforderungen für alle angefragten Anbieter gleich.
| Prüfpunkt | Was die Offerte erklären sollte |
|---|---|
| Umfang | Eingeschlossene Arbeiten und ausdrücklich ausgeschlossene Aufgaben |
| Zusammenarbeit | Ansprechperson, Rückfragen und Freigaben |
| Abrechnung | Berechnungsgrundlage, Zuschläge und Bedingungen für Mehrarbeit |
| Originale | Abholung, laufender Aktenzugriff und Rückgabe getrennt klären |
Checkliste vor dem Start
Vor der Übergabe sollten diese Punkte feststehen.
- Menge. Bekannte Anzahl mit Einheit und Sonderformaten
- Suchbarkeit. Muster für OCR und Dateizuordnung freigeben
- Originale. Rückgabe und gesonderte Vernichtungsfreigabe vereinbaren
Häufige Fragen
Erkennt OCR auch Handschrift zuverlässig?
Das hängt von Vorlage und Verfahren ab. Vereinbaren Sie eine Probe; automatische Texterkennung ersetzt keine kontrollierte manuelle Übertragung.
Ist dauerhafte Archivierung im Scanpreis enthalten?
Nicht automatisch. Speicherbetrieb, Zugriffsverwaltung, Erhaltung und Löschregeln sind separat zu vereinbaren.
Brauche ich schon vollständige Unterlagen?
Nein. Beschreiben Sie, was vorhanden ist und was noch geklärt werden muss. Die für den eigentlichen Auftrag nötigen Unterlagen werden danach vereinbart.
Soll ich vertrauliche Inhalte in die Anfrage schreiben?
Nein. Eine kurze Beschreibung des Bedarfs genügt. Zugangsdaten, vollständige Kundendossiers und Informationen über unbeteiligte Personen gehören in einen später vereinbarten geschützten Austausch.
Ist die bestellte Leistung kostenlos?
Die kostenlose Offertanfrage ersetzt kein Honorarangebot. Kosten und Auftragsbedingungen werden mit dem gewählten Anbieter vereinbart.
Wie wird der Termin festgelegt?
Nennen Sie ein bekanntes Datum und seine Bedeutung. Der Anbieter muss Kapazität, nötige Grundlagen und Abhängigkeiten prüfen; die Anfrage bestätigt noch keinen Ausführungstermin.
