Datenerfassung: Auftrag und Leistungen klären
Datenerfassung überträgt vorhandene Informationen in vereinbarte Felder. Datenpflege korrigiert oder ergänzt einen bestehenden Bestand anhand zulässiger Quellen.
Auftrag sinnvoll abgrenzen
Scannen erzeugt zunächst ein Abbild; auch automatisch erkannter Text kann vor der Übernahme geprüft werden müssen. Die Beschaffung neuer Kontaktlisten oder statistische Auswertung sind andere Aufgaben.
Das gewünschte Ergebnis festhalten
Definieren Sie pro Feld Format und Behandlung fehlender Werte. Postleitzahlen, Artikelnummern und führende Nullen können durch falsche Formatierung verändert werden. Vereinbaren Sie eine Fehlerliste und ob zweifelhafte Einträge zurückgefragt oder als ungeklärt markiert werden.
| Leistung | Vereinbarung |
|---|---|
| Übertragung | Quelle und Zielspalten eindeutig zuordnen |
| Bereinigung | Dubletten und Änderungen nach vereinbarten Regeln |
| Kontrolle | Stichprobe, Fehlerliste und Nachkorrektur |
Die Anfrage vorbereiten
Nennen Sie bekannte Datensätze und den ungefähren Aufbau, etwa Bestellungen mit Positionen oder Adressen mit mehreren Feldern. Ein Datensatz ist nicht immer gleich aufwendig. Beschreiben Sie Lesbarkeit, Sprachen und Dateiformate. Verwenden Sie für eine spätere Probe fiktive oder geeignet anonymisierte Daten.
Beschreiben Sie Umfang und vorhandene Grundlagen, ohne vertrauliche Originale in die erste Anfrage zu kopieren. Fehlende technische Angaben dürfen offen bleiben. Vereinbaren Sie später einen geeigneten Übermittlungsweg und eine zuständige Person für Rückfragen.
Verantwortung und Grenzen klären
Lassen Sie unleserliche Angaben nicht erraten. Regeln für Dubletten dürfen echte getrennte Personen oder Produkte nicht zusammenführen. Vor Zugriff auf Originalbestände sind Berechtigungen und Bearbeitungsorte zu vereinbaren. Aus der Erfassung folgt keine Erlaubnis zur Werbung oder Nutzung für eigene Zwecke.
Kosten und Abrechnung vergleichen
Ein Preis pro Datensatz ist nur mit definierten Feldern vergleichbar. Fragen Sie nach Einrichtung, manueller Nachprüfung, Rückfragen und Korrekturen. Änderungen der Struktur während des Auftrags können zusätzliche Arbeit erzeugen. Vereinbaren Sie anhand einer repräsentativen Probe den Berechnungsumfang.
Vergleichen Sie dieselbe Leistung und denselben Zeitraum. Lassen Sie Einrichtung, laufende Arbeit, Zusatzaufwand, Auslagen und Mehrwertsteuer getrennt ausweisen, soweit sie anfallen. Klären Sie, wie Mehrarbeit freigegeben wird. Ohne konkrete Grundlagen wäre eine pauschale Schweizer Preisspanne irreführend.
So läuft der Auftrag ab
Prüfen Sie zuerst ein kleines Ergebnis im Zielsystem, einschliesslich Sonderzeichen, Datumsformaten und führenden Nullen. Danach gilt dieselbe Feldzuordnung für den Bestand. Kontrollieren Sie die vereinbarte Stichprobe und die Liste offener Werte, bevor der Import freigegeben wird.
Zuerst werden Ziel, Umfang und Zuständigkeiten besprochen. Danach hält die Offerte Leistungen, Annahmen und Ausschlüsse fest. Prüfen Sie eine vereinbarte erste Etappe, bevor umfangreiche Folgearbeiten beginnen. Am Ende werden Ergebnis, offene Punkte und die Übergabe festgehalten; Änderungen brauchen eine geklärte Freigabe.
Offerten sorgfältig vergleichen
Prüfen Sie neben dem Preis, was tatsächlich geliefert wird und welche Mitwirkung nötig ist. Ein niedriger Grundpreis kann durch Zusatzpositionen oder fehlende Leistungen relativiert werden. Halten Sie die Anforderungen für alle angefragten Anbieter gleich.
| Prüfpunkt | Was die Offerte erklären sollte |
|---|---|
| Umfang | Eingeschlossene Arbeiten und ausdrücklich ausgeschlossene Aufgaben |
| Zusammenarbeit | Ansprechperson, Rückfragen und Freigaben |
| Abrechnung | Berechnungsgrundlage, Zuschläge und Bedingungen für Mehrarbeit |
| Qualität | Prüfverfahren und Korrekturumfang erklären lassen |
Checkliste vor dem Start
Vor der Erfassung diese Regeln klären.
- Felder. Format und Bedeutung festlegen
- Ausnahmen. Fehlende Werte und Dubletten regeln
- Abnahme. Probe im Zielsystem kontrollieren
Häufige Fragen
Wird automatisch fehlende Information ergänzt?
Nein. Quellen und Ergänzungsregeln müssen vereinbart sein. Unklare Werte bleiben erkennbar offen.
Ist OCR dasselbe wie geprüfte Datenerfassung?
Nein. Automatische Erkennung kann Fehler enthalten. Die Zuordnung und Kontrolle der benötigten Felder ist eine eigene Leistung.
Brauche ich schon vollständige Unterlagen?
Nein. Beschreiben Sie, was vorhanden ist und was noch geklärt werden muss. Die für den eigentlichen Auftrag nötigen Unterlagen werden danach vereinbart.
Soll ich vertrauliche Inhalte in die Anfrage schreiben?
Nein. Eine kurze Beschreibung des Bedarfs genügt. Zugangsdaten, vollständige Kundendossiers und Informationen über unbeteiligte Personen gehören in einen später vereinbarten geschützten Austausch.
Ist die bestellte Leistung kostenlos?
Die kostenlose Offertanfrage ersetzt kein Honorarangebot. Kosten und Auftragsbedingungen werden mit dem gewählten Anbieter vereinbart.
Wie wird der Termin festgelegt?
Nennen Sie ein bekanntes Datum und seine Bedeutung. Der Anbieter muss Kapazität, nötige Grundlagen und Abhängigkeiten prüfen; die Anfrage bestätigt noch keinen Ausführungstermin.
