Archivierung: Auftrag und Leistungen klären
Archivierung verbindet geordnete Aufbewahrung mit nachvollziehbarem Zugriff. Papierarchive brauchen ein Verzeichnis und geregelte Ausleihe; digitale Archive benötigen zusätzlich lesbare Dateien, Metadaten und Erhaltung. Ein Backup dient der Wiederherstellung und ersetzt kein geregeltes Archiv. Scannen allein ist ebenfalls keine dauerhafte Archivbetreuung.
Auftrag sinnvoll abgrenzen
Im Mittelpunkt steht die laufende Organisation des Archivs: Bestände übernehmen, ordnen, aufbewahren und berechtigten Personen wieder zugänglich machen. Legen Sie fest, welche Aufgaben intern bleiben und welche der Dienstleister übernimmt. Konservatorische Behandlungen beschädigter Originale und eine vertiefte digitale Erhaltungsstrategie sind bei Bedarf gesondert abzugrenzen.
Das gewünschte Ergebnis festhalten
Vereinbaren Sie, wie ein bestimmtes Dossier gefunden und angefordert wird. Ein Online-Verzeichnis rund um die Uhr sagt noch nichts über die physische Lieferzeit. Bei digitalen Unterlagen müssen Export, Rechte und langfristige Nutzbarkeit mitgeplant werden.
| Leistung | Vereinbarung |
|---|---|
| Papierarchiv | Kennzeichnung, Lagerung und Aktenrückgabe |
| Digitales Archiv | Metadaten, Zugriffe und lesbare Exporte |
| Migration | Bestandsabgleich und nachweisbare Vollständigkeit |
Die Anfrage vorbereiten
Nennen Sie Bestand, Standorte, bisherige Ordnung und Zugriffshäufigkeit. Zählen Sie bekannte Ordner oder Kartons statt einer freien Grössenklasse. Bei digitalem Material beschreiben Sie Dateiformate und bestehende Systeme. Kennzeichnen Sie fehlende Verzeichnisse und Unterlagen, die weiterhin regelmässig gebraucht werden.
Beschreiben Sie Umfang und vorhandene Grundlagen, ohne vertrauliche Originale in die erste Anfrage zu kopieren. Fehlende technische Angaben dürfen offen bleiben. Vereinbaren Sie später einen geeigneten Übermittlungsweg und eine zuständige Person für Rückfragen.
Verantwortung und Grenzen klären
Aufbewahrungsfristen hängen von Dokumentart und Rechtsgrundlage ab. Für bestimmte Geschäftsunterlagen gelten besondere Vorgaben; daraus folgt keine einheitliche Frist für alle Akten. Löschung, Originalerhalt und allfällige Sperren wegen eines Verfahrens sind vorab zu prüfen. Bei Personendaten bleibt der Auftraggeber für die zulässige Bearbeitung verantwortlich.
Kosten und Abrechnung vergleichen
Berücksichtigen Sie Aufnahme und Verpackung, Lagerung, einzelne Aktenanforderungen und Rücklieferung. Digitale Angebote können zusätzlich Einrichtung, Datenübernahme, Benutzerzugriffe und Exporte berechnen. Ein günstiger Lagerpreis kann bei häufigem Aktenzugriff insgesamt teurer sein.
Vergleichen Sie dieselbe Leistung und denselben Zeitraum. Lassen Sie Einrichtung, laufende Arbeit, Zusatzaufwand, Auslagen und Mehrwertsteuer getrennt ausweisen, soweit sie anfallen. Klären Sie, wie Mehrarbeit freigegeben wird. Ohne konkrete Grundlagen wäre eine pauschale Schweizer Preisspanne irreführend.
So läuft der Auftrag ab
Erstellen Sie zuerst ein gemeinsames Bestandsverzeichnis. Prüfen Sie Kennzeichnung und eine Testanforderung vor dem Regelbetrieb. Bei Migration gleichen Sie Anzahl, Zuordnung und lesbare Stichproben ab. Vereinbaren Sie Vertragsende und Datenrückgabe, bevor der Bestand übergeben wird.
Zuerst werden Ziel, Umfang und Zuständigkeiten besprochen. Danach hält die Offerte Leistungen, Annahmen und Ausschlüsse fest. Prüfen Sie eine vereinbarte erste Etappe, bevor umfangreiche Folgearbeiten beginnen. Am Ende werden Ergebnis, offene Punkte und die Übergabe festgehalten; Änderungen brauchen eine geklärte Freigabe.
Offerten sorgfältig vergleichen
Prüfen Sie neben dem Preis, was tatsächlich geliefert wird und welche Mitwirkung nötig ist. Ein niedriger Grundpreis kann durch Zusatzpositionen oder fehlende Leistungen relativiert werden. Halten Sie die Anforderungen für alle angefragten Anbieter gleich.
| Prüfpunkt | Was die Offerte erklären sollte |
|---|---|
| Umfang | Eingeschlossene Arbeiten und ausdrücklich ausgeschlossene Aufgaben |
| Zusammenarbeit | Ansprechperson, Rückfragen und Freigaben |
| Abrechnung | Berechnungsgrundlage, Zuschläge und Bedingungen für Mehrarbeit |
| Rückgriff | Frist, Kosten und Zugriff bei Vertragsende |
Checkliste vor dem Start
Diese Punkte gehören zum Archivauftrag.
- Verzeichnis. Bestand eindeutig benennen
- Rechte. Berechtigte Personen und Aktenausleihe regeln
- Erhaltung. Fristen, Lesbarkeit und spätere Rückgabe planen
Häufige Fragen
Kann ich das Archiv im eigenen Betrieb behalten?
Ja, eine Betreuung vor Ort kann gesondert angeboten werden. Lagerbedingungen, Zugriff und Verantwortung müssen zum Bestand passen.
Darf nach der Digitalisierung alles vernichtet werden?
Nein. Prüfen Sie Dokumentart, Originalanforderungen und Aufbewahrungspflichten. Eine Scanleistung ist keine pauschale Vernichtungsfreigabe.
Brauche ich schon vollständige Unterlagen?
Nein. Beschreiben Sie, was vorhanden ist und was noch geklärt werden muss. Die für den eigentlichen Auftrag nötigen Unterlagen werden danach vereinbart.
Soll ich vertrauliche Inhalte in die Anfrage schreiben?
Nein. Eine kurze Beschreibung des Bedarfs genügt. Zugangsdaten, vollständige Kundendossiers und Informationen über unbeteiligte Personen gehören in einen später vereinbarten geschützten Austausch.
Ist die bestellte Leistung kostenlos?
Die kostenlose Offertanfrage ersetzt kein Honorarangebot. Kosten und Auftragsbedingungen werden mit dem gewählten Anbieter vereinbart.
Wie wird der Termin festgelegt?
Nennen Sie ein bekanntes Datum und seine Bedeutung. Der Anbieter muss Kapazität, nötige Grundlagen und Abhängigkeiten prüfen; die Anfrage bestätigt noch keinen Ausführungstermin.
