Personalvermittlung: Suchauftrag und Kosten planen
Eine Personalvermittlung sucht und prüft Kandidatinnen und Kandidaten für eine konkrete Stelle. Für vergleichbare Offerten braucht es mehr als einen Berufstitel: Aufgaben, Pensum, Arbeitsort und die gewünschte Anstellung müssen zusammenpassen. Entscheidend ist, welche Arbeit die Agentur übernimmt und wann ihr Honorar entsteht.
Vermittlung und Temporärpersonal unterscheiden
Bei der Direktvermittlung stellen Sie die ausgewählte Person selbst an. Die Agentur übernimmt den vereinbarten Such- und Auswahlprozess. Bei Temporärpersonal bleibt die Person dagegen beim Verleihbetrieb angestellt und arbeitet in Ihrem Unternehmen. Ein befristeter Arbeitsvertrag bei Ihnen ist deshalb nicht automatisch Personalverleih.
Klären Sie zuerst das Anstellungsmodell und danach die Suchmethode. Eine offene Suche über Inserate, eine gezielte Direktansprache und eine vertrauliche Suche können unterschiedlich kalkuliert werden. Ein späterer Wechsel von Temporärarbeit zur Festanstellung braucht ebenfalls klare Übernahmebedingungen.
| Modell | Prüfen |
|---|---|
| Direktvermittlung | Anstellung bei Ihrem Unternehmen, Vermittlungshonorar |
| Temporärpersonal | Arbeitgeber der eingesetzten Person und Einsatzkosten |
| Spätere Übernahme | Übernahmegebühr und Voraussetzungen |
Ein brauchbares Stellenprofil erstellen
Beschreiben Sie die wichtigsten Aufgaben und das Ergebnis, das die neue Person erreichen soll. Trennen Sie unverzichtbare Qualifikationen von Fähigkeiten, die sich im Betrieb erlernen lassen. Ein langer Wunschzettel kann die Suche unnötig verengen; konkrete Aufgaben helfen bei der fachlichen Vorauswahl.
Geben Sie Anzahl der Stellen, Pensum je Stelle, benötigte Arbeitssprachen und Arbeitsmodell an. Bei mehreren unterschiedlichen Funktionen gehören die Unterschiede in ein gemeinsames kurzes Briefing. Vermeiden Sie pauschale Anforderungen an Alter, Herkunft oder private Lebensumstände, die für die Aufgabe nicht erforderlich sind.
Suchleistung und Zusammenarbeit festlegen
Lassen Sie erklären, über welche Kanäle gesucht wird und welche Vorauswahl zur Offerte gehört. Prüfen Sie, ob die Agentur Aufgaben und Branche versteht, statt nur viele Lebensläufe zu versenden. Vereinbaren Sie, welche Angaben ein vorgeschlagenes Profil enthält und wer Interviews koordiniert.
Eine exklusive Suche und mehrere gleichzeitig beauftragte Agenturen sind unterschiedliche Mandate. Regeln Sie bereits bekannte Bewerbungen, doppelt vorgeschlagene Personen und eine spätere Einstellung für eine andere Stelle. Legen Sie Rückmeldetermine und Entscheidungszuständigkeiten fest, damit geeignete Kandidaten nicht unnötig warten.
Honorarbasis statt nur Prozentsatz vergleichen
Vermittlungshonorare können erfolgsabhängig, als Pauschale oder in vereinbarten Etappen entstehen. Ein niedriger Prozentsatz ist kein vollständiger Preisvergleich: Prüfen Sie die Lohnbasis, variable Vergütung, Mindesthonorare und die Behandlung von Teilzeit oder befristeten Verträgen. Nicht jede Agentur rechnet einfach den tatsächlich ausbezahlten Teilzeitlohn ab.
Lassen Sie Auslöser und Fälligkeit des Honorars schriftlich festhalten. Vertragsunterzeichnung und tatsächlicher Arbeitsbeginn sind nicht dasselbe. Prüfen Sie Inserate, zusätzliche Tests, Reisekosten und Mehrwertsteuer separat. Vergleichen Sie Gesamtkosten für denselben Suchauftrag, ohne branchenfremde Stundenpreise oder einzelne Anbieterbedingungen als Schweizer Einheitspreis zu behandeln.
| Kostenpunkt | In der Offerte klären |
|---|---|
| Honorar | Berechnungsbasis, Minimum, Pensum |
| Suchaufwand | Etappen, Abbruch und Zusatzleistungen |
| Zahlung | Auslöser, Fälligkeit und Mehrwertsteuer |
| Nachbesetzung | Bedingungen und verbleibende Kosten |
Qualität und Ersatzbedingungen prüfen
Eine Vorauswahl ersetzt Ihren eigenen Einstellungsentscheid nicht. Prüfen Sie fachliche Eignung mit denselben aufgabenbezogenen Kriterien für alle vorgeschlagenen Personen. Ein strukturiertes Gespräch oder eine angemessene Arbeitsprobe kann hilfreicher sein als eine Bewertung ohne erkennbare Verbindung zur Stelle.
Eine Ersatzgarantie ist eine Vertragsleistung und keine allgemeine Zusage. Fragen Sie nach Auslösern, Meldefristen, Ausschlüssen und dem Unterschied zwischen neuer Suche und Rückerstattung. Prüfen Sie auch, was bei Nichtantritt, einer geänderten Stellenbeschreibung oder dem Abbruch der Suche gilt.
Bewilligung und Stellenmeldung klären
Regelmässige entgeltliche Arbeitsvermittlung ist in der Schweiz bewilligungspflichtig. Prüfen Sie die Bewilligung des beauftragten Betriebs und deren Umfang; Vermittlung und Personalverleih sind unterschiedliche Tätigkeiten. Bei grenzüberschreitender Tätigkeit ist zusätzlich eine Bundesbewilligung relevant.
Nicht jede offene Stelle unterliegt derselben Meldepflicht. Prüfen Sie die aktuelle Berufsart und anwendbare Ausnahmen vor der öffentlichen Ausschreibung. Wenn die Stellenbesetzung an einen Vermittler delegiert wird, muss dieser die entsprechenden Meldepflichten erfüllen. Halten Sie Zuständigkeit und Bestätigung im Suchauftrag fest; die Offertenanfrage selbst meldet keine Stelle beim RAV.
Bewerbungsdaten gezielt und geschützt bearbeiten
In die erste Anfrage gehören Anforderungen an die Stelle, keine Namen, Lebensläufe oder vertraulichen Personaldossiers. Regeln Sie für die spätere Suche, welche Daten weitergegeben werden, wer darauf zugreift und wie lange sie benötigt werden. Referenzauskünfte erfordern die vorgängige Einwilligung der betroffenen Person.
Ein vorgeschlagenes Profil sollte die Eignung für die Aufgabe nachvollziehbar machen. Fordern Sie private Angaben oder Registerauszüge nicht vorsorglich für jede Stelle. Besprechen Sie die Datenübergabe über einen passenden geschützten Kanal; Zugriffsrechte und die Behandlung abgelehnter Bewerbungen gehören zur Zusammenarbeit.
Häufige Fragen
Was kostet Personalvermittlung?
Das hängt vom Suchauftrag und der Honorarbasis ab. Vergleichen Sie Mindesthonorar, Lohnbasis, Zusatzkosten und Zahlungszeitpunkt statt eines isolierten Prozentsatzes.
Zahle ich erst nach dem Arbeitsbeginn?
Nicht zwingend. Das Honorar kann bereits bei Vertragsabschluss oder in Suchetappen entstehen. Die vereinbarten Bedingungen sind entscheidend.
Ist eine befristete Stelle immer Temporärarbeit?
Nein. Sie können eine Person selbst befristet anstellen. Beim Personalverleih ist der Verleihbetrieb ihr Arbeitgeber.
Wird Teilzeit einfach günstiger berechnet?
Nicht immer. Prüfen Sie Mindesthonorar und ob die Agentur den tatsächlichen Lohn oder eine Vollzeitbasis verwendet.
Ist eine Ersatzbesetzung garantiert?
Nur nach den vereinbarten Bedingungen. Eine neue Suche bedeutet nicht automatisch eine Rückerstattung aller Kosten.
Was braucht eine erste Offertenanfrage?
Stellenprofil, Anzahl, Pensum, gewünschte Anstellung, Arbeitsort und Beginn. Nennen Sie einen geplanten Lohnrahmen, falls er bereits feststeht; Bewerbungsdossiers sind dafür nicht nötig.
