Medizinische Abrechnung: den passenden Auftrag klären
Medizinische Abrechnung umfasst mehr als den Rechnungsversand. Leistungserfassung, Tarifzuordnung, technische Übermittlung und Zahlungskontrolle haben eigene Verantwortungen. Ein klarer Auftrag legt fest, welche Teile delegiert werden und welche fachlichen Freigaben bei der Praxis bleiben.
Die gewünschten Aufgaben trennen
Laufende Abrechnung, Aufarbeitung vorhandener Rechnungen und Einführung eines neuen Ablaufs unterscheiden sich. Nennen Sie die genaue Rechnungsmenge und die Zahl der beteiligten Leistungserbringer. Prüfen Sie, ob Rechnungsstellung allein oder auch Rückweisungsbearbeitung, Zahlungskontrolle und Mahnwesen gewünscht sind.
| Teilaufgabe | Vor Auftrag klären |
|---|---|
| Erfassung und Tarif | Wer dokumentiert und gibt fachlich frei? |
| Rechnungsstellung | Empfänger, Format und Rechnungskopie |
| Nachbearbeitung | Rückfragen, Zahlungskontrolle und Mahnungen |
Leistungsbereich und aktuellen Tarifstand klären
Seit Januar 2026 werden ambulante ärztliche Leistungen nach dem Gesamt-Tarifsystem aus TARDOC und ambulanten Pauschalen abgerechnet. Für eine betreffende Behandlung sind diese Strukturen nicht beliebig kombinierbar. Zahnmedizin, Therapien und stationäre Leistungen benötigen eine gesonderte Tarifprüfung. Vereinbaren Sie, wer Aktualisierungen und fachliche Zuordnung verantwortet.
Den vorhandenen Ablauf technisch prüfen
Eine bestehende Praxissoftware kann je nach Funktionen weiterverwendet werden. Exportformat, Schnittstelle, Freigabe und Rückmeldungen müssen aber konkret getestet werden. Lassen Sie beschreiben, welche Daten benötigt werden, wie doppelte Rechnungen verhindert werden und wer technische Fehler behebt. Ein Schnittstellenversprechen ist noch kein geprüfter Übergang.
Rechnungsempfänger und Rückfragen vereinbaren
Rechnungen an Versicherungen und Rechnungen an Patienten können unterschiedliche Abläufe haben. Klären Sie Rechnungskopien, Versandkanal und die Bearbeitung administrativer Rückfragen. Medizinische Rückfragen gehören weiterhin zur zuständigen Fachperson. Auch bei delegierter Abrechnung muss die Praxis den Bearbeitungsstand nachvollziehen können.
Patientendaten erst nach Klärung übertragen
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Ein Praxisbesuch bedeutet nicht automatisch Zustimmung zur Übertragung an eine externe Abrechnungsstelle. Klären Sie Information, erforderliche Einwilligung oder andere passende Grundlage, Berufsgeheimnis, Zugriffsrechte und Aufbewahrung vor der Übergabe. Die Offertanfrage enthält keine Patientendaten oder Behandlungsdokumente.
Gebühren und Zusatzleistungen vollständig vergleichen
Gebühren können von Rechnungsmenge, Leistungsumfang und technischer Einrichtung abhängen. Prüfen Sie Versand, Korrekturen, Rückweisungen und Support getrennt. Factoring oder Inkasso sind zusätzliche Vertragsfragen und nicht automatisch im Rechnungsservice enthalten. Vergleichen Sie dieselbe Menge und ein gleiches Leistungspaket.
| Offertenpunkt | Vergleichsfrage |
|---|---|
| Einrichtung | Datenübernahme, Schnittstelle und Schulung? |
| Laufende Arbeit | Rechnungen, Versand und Rückweisungen? |
| Zusatzvertrag | Finanzierung, Inkasso und Kündigung? |
Einführung, Kontrolle und Rückgabe planen
Legen Sie den Startpunkt und die Zuständigkeit für alte offene Rechnungen fest. Prüfen Sie zunächst den vollständigen Ablauf anhand einer datenschutzgerecht vorbereiteten Testkonstellation. Vereinbaren Sie Fehlerkorrektur, Berichte und Datenexport bei Vertragsende. Eine neue Abrechnungsstelle garantiert weder Vergütung jeder Leistung noch den Wegfall jeder Rückweisung.
Häufige Fragen
Gilt TARDOC für alle Gesundheitsberufe?
Nein. Leistungsbereich und Tarifgrundlage werden gesondert geprüft.
Kann ich bestehende Software behalten?
Möglicherweise. Schnittstelle, Export und Rückmeldungen müssen konkret geprüft werden.
Ist Mahnwesen immer enthalten?
Nein. Umfang und Kosten müssen ausdrücklich vereinbart werden.
Darf ich Patientendossiers hier hochladen?
Nein. Die Anfrage benötigt keine Gesundheitsdaten. Der spätere Austausch wird geschützt vereinbart.
Ist Factoring Teil der Rechnungsstellung?
Nicht automatisch. Finanzierung und ihre Vertragsbedingungen sind getrennt zu prüfen.
Sind Rückweisungen ausgeschlossen?
Nein. Vereinbaren Sie Prüfung, Korrektur und Zuständigkeit statt einer Vergütungsgarantie.
