Numérisation de documents: définir le mandat et les prestations
Un scan reproduit une page. La reconnaissance de texte rend le texte imprimé interrogeable; l’indexation rattache les fichiers à un dossier ou une date.
Définir le mandat
Précisez si le mandat concerne quelques documents, un fonds d’archives ou le courrier entrant régulier. Un nouveau système de gestion documentaire constitue une tâche supplémentaire.
Préciser le résultat attendu
Convenez d’un fichier exemple, avec ordre des pages, nommage et recherche. La couleur, le recto verso, les reliures et les grands plans modifient le travail. Les fichiers doivent réellement pouvoir être ouverts et retrouvés dans le système cible.
| Prestation | Accord à prévoir |
|---|---|
| Scan | Vérifier intégralité et lisibilité |
| OCR | Langue et contrôles du texte reconnu |
| Indexation | Noms, rattachement aux dossiers et champs |
Préparer la demande
Comptez les pages, classeurs ou cartons connus en indiquant l’unité. Une quantité approximative doit être signalée; elle n’équivaut pas à un nombre contractuel de feuilles. Mentionnez les documents agrafés, reliés, fragiles ou grand format et les besoins d’accès pendant le traitement.
Décrivez le périmètre et les éléments disponibles sans copier les originaux confidentiels dans la première demande. Les données techniques inconnues peuvent rester ouvertes. Convenez ensuite d’un moyen de transmission adapté et d’une personne responsable des questions.
Clarifier les responsabilités et les limites
Le PDF/A et l’OCR ne garantissent à eux seuls ni une saisie sans erreur ni la valeur juridique de tout document. Vérifiez conservation et valeur probante avant de détruire les originaux. Pour les données personnelles, convenez des instructions, accès autorisés, lieux de traitement et sous-traitants. Un stockage suisse ne remplace pas cette vérification.
Comparer les coûts et la facturation
La préparation et l’indexation peuvent demander plus de travail que le scan. Vérifiez la facturation par page, fichier ou heure et le traitement des versos blancs, formats spéciaux, transport et retour. Un prix par page sans ces éléments se compare difficilement.
Comparez la même prestation sur la même période. Faites distinguer la mise en place, le travail courant, les suppléments, les frais et la TVA lorsqu’ils s’appliquent. Précisez comment le travail supplémentaire sera validé. Sans éléments concrets, une fourchette nationale de prix serait trompeuse.
Déroulement du mandat
Faites traiter d’abord un petit lot représentatif. Vérifiez pages manquantes, ordre, lisibilité et mots de recherche. Après validation, le reste est traité selon les mêmes règles. Le retour ou la destruction nécessite une validation distincte convenue.
L’objectif, le périmètre et les responsabilités sont d’abord discutés. L’offre précise ensuite les prestations, hypothèses et exclusions. Vérifiez une première étape convenue avant de lancer des travaux importants. À la fin, consignez le résultat, les points ouverts et la remise; les modifications nécessitent une validation définie.
Comparer les offres avec soin
Vérifiez, en plus du prix, ce qui sera réellement livré et la participation attendue. Un tarif de base réduit peut être compensé par des suppléments ou des prestations manquantes. Présentez les mêmes exigences aux prestataires consultés.
| Point à vérifier | Ce que l’offre doit préciser |
|---|---|
| Périmètre | Travaux inclus et tâches expressément exclues |
| Collaboration | Interlocuteur, questions et validations |
| Facturation | Base de calcul, suppléments et conditions des travaux supplémentaires |
| Originaux | Distinguer enlèvement, accès courant et retour |
Liste de contrôle avant le début
Ces points doivent être fixés avant la remise.
- Quantité. Nombre connu, unité et formats spéciaux
- Recherche. Valider un exemple OCR et classement
- Originaux. Convenir retour et autorisation distincte de destruction
Questions fréquentes
L’OCR reconnaît-il correctement l’écriture manuscrite ?
Cela dépend du document et du procédé. Convenez d’un essai; l’OCR ne remplace pas une transcription manuelle vérifiée.
L’archivage durable est-il inclus dans le scan ?
Pas automatiquement. Hébergement, accès, conservation et règles de suppression sont à convenir séparément.
Faut-il déjà un dossier complet ?
Non. Indiquez ce qui est disponible et ce qui reste à préciser. Les documents nécessaires au mandat seront convenus ensuite.
Faut-il saisir des informations confidentielles dans la demande ?
Non. Une brève description du besoin suffit. Les accès, dossiers clients complets et informations sur des tiers doivent passer par un échange protégé convenu ultérieurement.
La prestation commandée est-elle gratuite ?
La demande gratuite d’offres ne remplace pas une proposition d’honoraires. Le coût et les conditions du mandat sont convenus avec le prestataire choisi.
Comment fixer le délai ?
Indiquez une date connue et sa signification. Le prestataire doit vérifier ses capacités, les éléments nécessaires et les dépendances; la demande ne confirme pas encore un délai d’exécution.
