Saisie de données: définir le mandat et les prestations
La saisie transfère des informations existantes dans des champs convenus. La maintenance corrige ou complète un fonds à partir de sources autorisées.
Définir le mandat
Le scan crée d’abord une image; le texte reconnu peut nécessiter un contrôle avant transfert. Achat de listes de contacts et analyse statistique sont distincts.
Préciser le résultat attendu
Définissez format de chaque champ et traitement des valeurs absentes. Codes postaux, références et zéros initiaux peuvent être modifiés par un mauvais format. Convenez d’une liste d’erreurs et du renvoi ou marquage des valeurs douteuses.
| Prestation | Accord à prévoir |
|---|---|
| Transfert | Associer source et colonnes cibles |
| Nettoyage | Doublons et corrections selon règles convenues |
| Contrôle | Échantillon, liste d’erreurs et correction |
Préparer la demande
Indiquez le nombre connu de fiches et leur structure, par exemple commandes avec positions ou adresses avec plusieurs champs. Chaque fiche ne demande pas le même travail. Décrivez lisibilité, langues et formats. Utilisez ensuite des données fictives ou convenablement anonymisées pour un essai.
Décrivez le périmètre et les éléments disponibles sans copier les originaux confidentiels dans la première demande. Les données techniques inconnues peuvent rester ouvertes. Convenez ensuite d’un moyen de transmission adapté et d’une personne responsable des questions.
Clarifier les responsabilités et les limites
Ne faites pas deviner les valeurs illisibles. Les règles de doublons ne doivent pas fusionner personnes ou produits distincts. Avant l’accès, convenez des droits et lieux de traitement. La saisie ne donne pas une autorisation publicitaire ni d’utilisation propre.
Comparer les coûts et la facturation
Un prix par fiche ne se compare qu’avec des champs définis. Vérifiez mise en place, contrôle manuel, questions et corrections. Modifier la structure en cours de mandat peut ajouter du travail. Définissez le périmètre tarifé sur un échantillon représentatif.
Comparez la même prestation sur la même période. Faites distinguer la mise en place, le travail courant, les suppléments, les frais et la TVA lorsqu’ils s’appliquent. Précisez comment le travail supplémentaire sera validé. Sans éléments concrets, une fourchette nationale de prix serait trompeuse.
Déroulement du mandat
Vérifiez d’abord un petit résultat dans le système cible, y compris accents, dates et zéros initiaux. Appliquez ensuite le même mapping au fonds. Contrôlez l’échantillon convenu et les valeurs ouvertes avant de valider l’import.
L’objectif, le périmètre et les responsabilités sont d’abord discutés. L’offre précise ensuite les prestations, hypothèses et exclusions. Vérifiez une première étape convenue avant de lancer des travaux importants. À la fin, consignez le résultat, les points ouverts et la remise; les modifications nécessitent une validation définie.
Comparer les offres avec soin
Vérifiez, en plus du prix, ce qui sera réellement livré et la participation attendue. Un tarif de base réduit peut être compensé par des suppléments ou des prestations manquantes. Présentez les mêmes exigences aux prestataires consultés.
| Point à vérifier | Ce que l’offre doit préciser |
|---|---|
| Périmètre | Travaux inclus et tâches expressément exclues |
| Collaboration | Interlocuteur, questions et validations |
| Facturation | Base de calcul, suppléments et conditions des travaux supplémentaires |
| Qualité | Préciser méthode de contrôle et corrections |
Liste de contrôle avant le début
Clarifiez ces règles avant la saisie.
- Champs. Définir format et sens
- Exceptions. Définir valeurs absentes et doublons
- Validation. Contrôler l’essai dans le système cible
Questions fréquentes
Les informations absentes sont-elles ajoutées automatiquement ?
Non. Sources et règles doivent être convenues. Les valeurs incertaines restent signalées.
L’OCR équivaut-il à une saisie contrôlée ?
Non. La reconnaissance peut comporter des erreurs. Mapping et contrôle des champs sont distincts.
Faut-il déjà un dossier complet ?
Non. Indiquez ce qui est disponible et ce qui reste à préciser. Les documents nécessaires au mandat seront convenus ensuite.
Faut-il saisir des informations confidentielles dans la demande ?
Non. Une brève description du besoin suffit. Les accès, dossiers clients complets et informations sur des tiers doivent passer par un échange protégé convenu ultérieurement.
La prestation commandée est-elle gratuite ?
La demande gratuite d’offres ne remplace pas une proposition d’honoraires. Le coût et les conditions du mandat sont convenus avec le prestataire choisi.
Comment fixer le délai ?
Indiquez une date connue et sa signification. Le prestataire doit vérifier ses capacités, les éléments nécessaires et les dépendances; la demande ne confirme pas encore un délai d’exécution.
