Archivage: définir le mandat et les prestations
L’archivage associe conservation organisée et accès traçable. Les archives papier nécessitent un inventaire et un prêt géré; les archives numériques aussi des fichiers lisibles, métadonnées et préservation. Une sauvegarde sert à restaurer et ne remplace pas un archivage organisé. Le scan seul n’est pas une gestion durable.
Définir le mandat
La mission porte sur la gestion courante des archives : prise en charge, classement, stockage et mise à disposition aux personnes autorisées. Précisez les tâches conservées en interne et celles confiées au prestataire. Si nécessaire, délimitez séparément les traitements conservatoires d’originaux endommagés et une stratégie approfondie de préservation numérique.
Préciser le résultat attendu
Convenez de la recherche et de la demande d’un dossier précis. Un inventaire en ligne permanent ne garantit pas le délai de livraison physique. Pour le numérique, prévoyez export, droits et utilisation à long terme.
| Prestation | Accord à prévoir |
|---|---|
| Archives papier | Identification, stockage et retour des dossiers |
| Archives numériques | Métadonnées, accès et exports lisibles |
| Migration | Rapprochement et intégralité vérifiable |
Préparer la demande
Indiquez fonds, lieux, classement actuel et fréquence d’accès. Comptez classeurs ou cartons connus plutôt qu’une catégorie vague. Pour le numérique, décrivez formats et systèmes. Signalez inventaires manquants et dossiers encore utilisés régulièrement.
Décrivez le périmètre et les éléments disponibles sans copier les originaux confidentiels dans la première demande. Les données techniques inconnues peuvent rester ouvertes. Convenez ensuite d’un moyen de transmission adapté et d’une personne responsable des questions.
Clarifier les responsabilités et les limites
Les durées dépendent du document et de la base juridique. Certaines pièces commerciales suivent des règles particulières; cela n’impose pas une durée unique à tous les dossiers. Vérifiez suppression, conservation des originaux et blocages liés à une procédure. Le donneur d’ordre reste responsable du traitement autorisé des données personnelles.
Comparer les coûts et la facturation
Incluez prise en charge, emballage, stockage, demandes de dossiers et retour. Les offres numériques peuvent facturer installation, reprise des données, accès et exports. Un stockage bon marché peut coûter davantage si les demandes sont fréquentes.
Comparez la même prestation sur la même période. Faites distinguer la mise en place, le travail courant, les suppléments, les frais et la TVA lorsqu’ils s’appliquent. Précisez comment le travail supplémentaire sera validé. Sans éléments concrets, une fourchette nationale de prix serait trompeuse.
Déroulement du mandat
Créez d’abord un inventaire commun. Vérifiez identification et demande test avant exploitation. Lors d’une migration, comparez nombre, classement et échantillons lisibles. Convenez de la fin du contrat et de la restitution avant remise.
L’objectif, le périmètre et les responsabilités sont d’abord discutés. L’offre précise ensuite les prestations, hypothèses et exclusions. Vérifiez une première étape convenue avant de lancer des travaux importants. À la fin, consignez le résultat, les points ouverts et la remise; les modifications nécessitent une validation définie.
Comparer les offres avec soin
Vérifiez, en plus du prix, ce qui sera réellement livré et la participation attendue. Un tarif de base réduit peut être compensé par des suppléments ou des prestations manquantes. Présentez les mêmes exigences aux prestataires consultés.
| Point à vérifier | Ce que l’offre doit préciser |
|---|---|
| Périmètre | Travaux inclus et tâches expressément exclues |
| Collaboration | Interlocuteur, questions et validations |
| Facturation | Base de calcul, suppléments et conditions des travaux supplémentaires |
| Consultation | Délai, frais et accès en fin de contrat |
Liste de contrôle avant le début
Ces points font partie du mandat d’archivage.
- Inventaire. Identifier le fonds clairement
- Droits. Définir personnes autorisées et prêts
- Préservation. Prévoir durées, lisibilité et restitution
Questions fréquentes
Peut-on garder les archives dans ses locaux ?
Oui, une gestion sur place peut être proposée séparément. Conditions, accès et responsabilités doivent correspondre au fonds.
Peut-on tout détruire après numérisation ?
Non. Vérifiez type de document, exigences d’original et conservation. Le scan ne vaut pas autorisation générale de destruction.
Faut-il déjà un dossier complet ?
Non. Indiquez ce qui est disponible et ce qui reste à préciser. Les documents nécessaires au mandat seront convenus ensuite.
Faut-il saisir des informations confidentielles dans la demande ?
Non. Une brève description du besoin suffit. Les accès, dossiers clients complets et informations sur des tiers doivent passer par un échange protégé convenu ultérieurement.
La prestation commandée est-elle gratuite ?
La demande gratuite d’offres ne remplace pas une proposition d’honoraires. Le coût et les conditions du mandat sont convenus avec le prestataire choisi.
Comment fixer le délai ?
Indiquez une date connue et sa signification. Le prestataire doit vérifier ses capacités, les éléments nécessaires et les dépendances; la demande ne confirme pas encore un délai d’exécution.
