Digitalizzazione di documenti: definire mandato e prestazioni
Una scansione riproduce una pagina. Il riconoscimento del testo rende ricercabili i contenuti stampati; l’indicizzazione collega i file a un dossier o a una data.
Definire il mandato
Precisi se si tratta di singoli documenti, di un archivio o della posta in arrivo regolare. Un nuovo sistema di gestione documentale è un’attività aggiuntiva.
Precisare il risultato atteso
Concordi un file campione con ordine delle pagine, nomi e ricercabilità. Colore, fronte-retro, rilegature e grandi planimetrie modificano il lavoro. I file devono essere effettivamente apribili e reperibili nel sistema di destinazione.
| Prestazione | Accordo da definire |
|---|---|
| Scansione | Verificare completezza e leggibilità |
| OCR | Lingua e controlli del testo riconosciuto |
| Indicizzazione | Nomi, collegamento ai dossier e campi |
Preparare la richiesta
Conti pagine, raccoglitori o scatole noti indicando l’unità. Una quantità approssimativa va segnalata; non equivale a un numero contrattuale di fogli. Indichi documenti pinzati, rilegati, fragili o di grande formato e le esigenze di accesso durante il lavoro.
Descriva il perimetro e gli elementi disponibili senza copiare originali riservati nella prima richiesta. I dati tecnici sconosciuti possono restare aperti. Concordi poi un canale di trasmissione adeguato e una persona responsabile delle domande.
Chiarire responsabilità e limiti
PDF/A e OCR da soli non garantiscono acquisizione senza errori né idoneità giuridica di ogni documento. Chiarisca conservazione e valore probatorio prima di distruggere gli originali. Per dati personali concordi istruzioni, accessi autorizzati, luoghi di trattamento e subfornitori. La memorizzazione svizzera non sostituisce questa verifica.
Confrontare costi e fatturazione
Preparazione e indicizzazione possono richiedere più lavoro della scansione. Verifichi fatturazione per pagina, file o ora e gestione di retro vuoti, formati speciali, trasporto e restituzione. Un prezzo per pagina senza questi elementi è difficilmente confrontabile.
Confronti la stessa prestazione sullo stesso periodo. Faccia distinguere avvio, lavoro corrente, supplementi, spese e IVA quando applicabili. Precisi come approvare il lavoro aggiuntivo. Senza elementi concreti, una fascia nazionale di prezzi sarebbe fuorviante.
Come si svolge il mandato
Faccia elaborare prima un piccolo lotto rappresentativo. Verifichi pagine mancanti, ordine, leggibilità e termini di ricerca. Dopo l’accettazione, il resto viene acquisito con le stesse regole. Restituzione o distruzione richiede un’approvazione distinta concordata.
Si discutono prima obiettivo, perimetro e responsabilità. Il preventivo precisa poi prestazioni, ipotesi ed esclusioni. Verifichi una prima fase concordata prima di avviare lavori estesi. Alla fine si documentano risultato, punti aperti e consegna; le modifiche richiedono un’approvazione definita.
Confrontare i preventivi con attenzione
Verifichi, oltre al prezzo, che cosa verrà effettivamente consegnato e quale collaborazione serve. Un prezzo base basso può essere compensato da supplementi o prestazioni mancanti. Presenti gli stessi requisiti ai fornitori consultati.
| Punto da verificare | Che cosa deve precisare il preventivo |
|---|---|
| Perimetro | Lavori inclusi e attività espressamente escluse |
| Collaborazione | Referente, domande e approvazioni |
| Fatturazione | Base di calcolo, supplementi e condizioni del lavoro aggiuntivo |
| Originali | Distinguere ritiro, accesso corrente e restituzione |
Lista di controllo prima di iniziare
Questi punti devono essere definiti prima della consegna.
- Quantità. Numero noto, unità e formati speciali
- Ricerca. Approvare un campione OCR e classificazione
- Originali. Concordare restituzione e autorizzazione distinta alla distruzione
Domande frequenti
L’OCR riconosce bene la scrittura a mano?
Dipende dal documento e dal procedimento. Concordi una prova; l’OCR non sostituisce una trascrizione manuale controllata.
L’archiviazione a lungo termine è inclusa?
Non automaticamente. Gestione dello spazio, accessi, conservazione e regole di cancellazione si concordano separatamente.
Serve già una documentazione completa?
No. Indichi ciò che è disponibile e ciò che resta da chiarire. I documenti necessari al mandato saranno concordati in seguito.
Devo inserire informazioni riservate nella richiesta?
No. Basta una breve descrizione dell’esigenza. Credenziali, dossier completi dei clienti e dati di terzi vanno trasmessi con un successivo scambio protetto concordato.
La prestazione ordinata è gratuita?
La richiesta gratuita di preventivi non sostituisce un’offerta degli onorari. Costi e condizioni del mandato si concordano con il fornitore scelto.
Come si stabilisce il termine?
Indichi una data nota e il suo significato. Il fornitore deve verificare capacità, elementi necessari e dipendenze; la richiesta non conferma ancora un termine di esecuzione.
